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Comment les entrepreneurs font-ils pour réussir à déléguer à distance et comment le faire vous aussi ?

Déléguer, c'est un art subtil !

Souvent en discutant avec mes clients, ils m'avouent leur difficulté à déléguer. Je le comprends totalement. Leur entreprise, c'est leur bébé ! Ils y tiennent comme à la prunelle de leurs yeux car ils y ont mis leur cœur. Mais à la longue, ils se rendent compte qu'ils ne peuvent pas tout faire tout seuls. Ils ont besoin de gagner du temps, de se concentrer sur leurs domaines d'expertise, d’aller plus loin et de sentir libre.

 

"On n'est jamais mieux servi que par soi-même !" Souvent, nous entendons cette phrase. Cela m'arrive aussi de le dire, c'est humain !

 

Déléguer, qui plus est à distance, c'est une forme de lâcher prise. Comme un saut dans le vide. Un climat de confiance doit s'installer, vérifier que l'élastique est solide, qu'il va tenir quoi qu'il arrive. Déléguer c'est accepter qu'on ne puisse pas tout faire et que le résultat ne peut pas être exactement comme nous le souhaiterions, en sachant que si vous avez fait le bon choix de votre prestataire le résultat sera tout de même bon mais d'une autre manière. Déléguer c'est faire confiance et, pour avoir confiance, il faut être sûr de son choix. Et ce choix doit être mûrement réfléchi.

 

Dans cet article, nous allons aborder le fait de déléguer à une assistante indépendante à distance. Tout est une question de préparation pour avoir les idées claires et être professionnel avec vous même et votre prestataire.

1ère étape - Identifier le travail que vous allez déléguer

Lister toutes les tâches que vous effectuez dans le cadre de votre activité en faisant le distinguo entre ce que vous n'avez pas le choix de faire vous même, qui touche votre cœur de métier et celles que vous externaliserez à votre assistante. Attention, ce n'est pas un simple report des tâches encombrantes. Ce travail doit être cohérent et constructif.

 

C'est une action qui vous permettra de faire le point, de savoir où vous en êtes, de clarifier précisément ce que vous voulez. Si vous ne le faites, pas vous risquez de ne pas être satisfait par le travail que vous recevrez. Aucune perte de temps n'est possible.

 

Toutes ces tâches devront être priorisées avec les objectifs à atteindre et les dates de livraison. Pour une meilleure communication, il est nécessaire de tout mettre à l'écrit : un cahier des charges clair et pratique. De cette façon, malgré la distance, votre assistante n'aura aucun problème à suivre vos consignes.

 

C'est un travail d'équipe que vous mettez en place : nous partons sur du gagnant-gagnant. Une collaboration réussie passe par une bonne communication. Ne perdez pas de vue que votre assistante indépendante est entrepreneur elle aussi et qu'elle est bien placée pour vous comprendre et être à votre écoute.

 

Plus cette collaboration grandira et plus vous pourrez déléguer davantage de tâches.

2ème étape - Choisir votre assistante virtuelle idéale

Suite à la 1ère étape, vos idées seront plus précises et de cette manière vous pourrez choisir le profil de la personne que vous rechercherez, qui répondra à vos attentes.

 

Vous devrez prendre en compte quelques critères qui vous permettront de faire votre choix.

 

Soyez curieux, faites des recherches sur la personne sélectionnée. Certes, cela peut prendre du temps, mais ce n'est pas du temps perdu. C'est seulement si vous vous précipitez et que vous faites un mauvais choix que vous serez confronté à une perte de temps.

 

Pour travailler avec quelqu'un, il faut un minimum s'intéresser à lui. Apprendre à le connaitre, même à distance.

 

Vous pouvez effectuer vos recherches sur internet : Google, Linkedin, Viadeo, etc.

 

En tant qu'assistantes virtuelles, nous possédons un site internet sur lequel nous présentons notre parcours. C'est une façon d'apprendre à connaitre votre future collaboratrice.

 

Une fois cette recherche réalisée, revenons sur les critères qui vous permettront d'affiner votre choix. Naturellement, vous aurez une ou plusieurs conversations téléphoniques avec cette personne, n'hésitez pas à l'interroger afin d'obtenir ces critères de choix :

  • Expérience professionnelle : une assistante indépendante possède en général un bac+2 et une solide expérience (d'un peu plus de 10 ans) qui lui permettent de prétendre à son titre d'entrepreneur. Si elle est honnête, elle sera transparente et n'hésitera pas à vous parler de ses différentes expériences et répondra à vos questions. De cette façon vous pourrez faire le lien avec vos précédentes recherches.

  • Professionnalisme : dans un premier temps son site internet vous permettra dans d'avoir une idée de l'image de votre future assistante : son orthographe, ses écrits, sa façon de travailler. Le design de son site vous informera sur sa façon de travailler, sa rigueur, son souci du détail et l'image qu'elle veut renvoyer.

    Lors des entretiens téléphoniques ou visios préalables, vous vous rendrez compte de son sérieux à travers notamment son respect de l'horaire par exemple ou sa façon de parler. Ce ne sont bien sur pas des jugements, juste des éléments que vous observerez et qui attireront ou non votre attention.

  • Qualités et compétences : à vos côtés, vous aurez besoin d'une personne investie, polyvalente, motivée, autonome, ayant un bon sens de l'adaptation, impliquée, discrète et organisée. Pas une personne qui suit bêtement mais plutôt quelqu'un de pro-actif qui prendra des initiatives. Qui aura une bonne capacité d'écoute et une aisance relationnelle. Qui n'hésitera pas à vous dire ce qui ne va pas. Qui fera preuve de respect et de confidentialité. A ce propos, vous avez toujours la possibilité de proposer un contrat de confidentialité. Vous avancerez main dans la main, et elle sera votre véritable bras droit, sur lequel vous pourrez vous appuyer.

 

Pour travailler à distance il faut également maîtriser les nouvelles technologies et différents logiciels (Word, Excel, etc). Une assistante n'aura pas peur de se former régulièrement afin de mettre à jour ses connaissances.

 

Attention, ne cherchez pas le mouton à 5 pattes, mais une personne qui vous correspond. Nul n'est parfait mais la personne que vous choisirez peut se rapprocher de votre idéal grâces à ses qualités et compétences.

 

La collaboration grandira et s'étoffera au fil du temps. Votre assistante montera en compétence et connaitra de mieux en mieux votre activité, ceci lui permettant de se perfectionner au fur et à mesure.

3ème étape - Une délégation efficace et réussie = une belle collaboration

Une fois que les termes de votre projet seront bien établis et que la mission aura débutée, votre assistante va garder le contact et communiquera régulièrement avec vous afin de vous tenir au courant de l'évolution du travail. L'important est de donner et recevoir du feedback.

 

C'est un investissement en temps qui est nécessaire et payant lorsque vous procédez par étape.

 

Une collaboration qui dure, c'est une force supplémentaire pour vous et votre entreprise. Vous serez heureux d'avoir la même interlocutrice et vos clients seront ravis.

 

Une externalisation vous permettra de vous focaliser sur votre cœur de métier, de ne pas vous disperser et surtout, le plus important, d'atteindre vos objectifs tout en maîtrisant votre budget.

 

Avez-vous trouvé votre assistante indépendante ? Quels sont les critères qui vous permettraient de choisir ?

Laisser vos commentaires et nous échangerons.